Union Départementale des Écoles et Société Musicale et Artistique du Loiret
Organiser le congrès départemental
Tout adhérent à l’UDESMA 45 peut organiser le congrès sur simple demande. S’inscrire lors de l’assemblée générale pour les trois à quatre années à venir de manière à faciliter une rotation sur l’ensemble du département. L’organisation incombe à l’association qui en a fait la demande en collaboration avec le conseil d’administration de l’UDESMA 45.
La date :
En principe, le congrès a lieu la première quinzaine de Septembre.
Les Locaux :
Il faut une salle pour 100 personnes environ pour le congrès. Prévoir podium central pour une dizaine de personnes, c’est à dire le bureau de l’UDESMA et des invités extérieurs. Sonorisation souhaitée pour le congrès.
En général, distribution des diplômes examens, donc quelques tables à l’entrée pour l’accueil. Les membres sont convoqués pour 9 heures 30. Le bureau est présent avant pour les derniers préparatifs. Il est d’usage d’accueillir les participants avec café, jus de fruits et quelques viennoiseries.
Vin d’honneur :
Il est d’usage également que l’association organisatrice sollicite la municipalité pour recevoir les participants en fin de congrès vers 12 heures pour un vin d’honneur. Possibilité d’intervention du maire ou son représentant si elle n’a pas eu lieu lors de la clôture du congrès.
Le Repas :
A 13 heures, repas du congrès pour ceux qui le désirent. Bien souvent, environ 30 personnes y participent. L’idéal, à proximité du lieu de congrès, soit au restaurant ou par traiteur selon le cas.
Au mois de juin, transmettre les menus pour choix du Conseil d’Administration. Une fourchette d’inscriptions est transmise au restaurant début Septembre.
Nous contacter pour toute demande.